|
Life cycle management
Met iDocxDMS™ kunnen documenten (inkomende en uitgaande) gedurende de hele levenscyclus worden beheerd. In iDocxDMS™ worden daarbij de volgende levensfasen onderscheiden:
- Documentcreatie en scanning,
- Opslag en classificering,
- Verwerking (goedkeuren, redactie, verwerken),
- Aflevering (afdrukken, emailen, PDF),
- Archivering.
Documentcreatie
iDocxDMS™ bevat een krachtige engine waarmee u in een handomdraai uw documenten kunt voorzien van invulschermen, berekeningen, integratie met databases en intelligentie (condities).
Scanning
iDocxDMS™ heeft zelf geen scan- of OCR functies, maar kan wel samenwerken met gangbare scanoplossingen.
Opslag en classificering
Nadat een document is samengesteld of ingescand, wordt 't met de
check-in functie vastgelegd in iDocxDMS™.
Distributie en werkprocessen
Zodra een document is ingechecked, kan de gebruiker een werkprofiel toekennen. Met een werkprofiel worden de routering en aflevering van een document geautomatiseerd.
Logboek, historie
Er wordt tijdens de uitvoering van een werkproces een logboek bijgehouden. Elke goedkeuring, afkeuring en versiewijziging wordt met datum, tijd en gebruiker geregistreerd. Achteraf kan dus precies worden vastgesteld wie, wanneer, welk document heeft bewerkt of goed/afgekeurd. De aflevering wordt ook in het logboek opgenomen.
Archivering
Zodra een document niet meer actueel is, kan het worden overgedragen aan het archief. Dit kan worden geautomatiseerd met werkprocessen, maar kan ook handmatig of per selectie worden uitgevoerd.
|
|
